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五大法则,助你写好一封精准简洁的商务邮件!还不赶紧Get!

原创分享生活家    2018-06-07

  在职场中,“发送商务邮件”一定是不少小伙伴都经历过的一项工作,虽然如今微信、叮叮等新型智能办公工具被大家越来越广泛地应用,却依然未能撼动邮件的坚实地位。所以今天,生活君就来和大家聊一聊发送商务邮件时,需要注意些什么!

  邮件标题表达清楚主题

  邮件标题是让对方快速了解这封商务邮件主旨的第一重要信息,不管对方是决定立即打开,还是决定过段时间再说,或者干脆删掉了事,都与邮件主题所传递出来的内容有密切关系。一个好的标题,不仅能让对方清楚知道你的来意,还可以有效增加对方打开邮件的几率。

  因此,建议大家一定要在邮件标题中具备三个元素:首先要提到要求看这封邮件的对象,这样对方知道邮件是特意发给自己的,误删的可能性会大大降低;其次要写上自己公司的名字,可以表明自己的来信立场,让对方感觉到这是一封正式来信,从而建立起信任感来。最后开门见山,直奔主题,例如“诚邀合作”或是“XX项目条款明细”,这样对方可以一目了然该邮件的大致内容方向,才不至于降低阅读的意愿性。

  目的清晰,要素完整

  说完了标题,接下来进入正文,一封好的邮件,开头最好先以结论开头,以始为终,以便阅读者快速掌握你要表达的内容和意思:这样,即便对方因为时间很忙,或者被杂事打扰,太多时间读邮件时,只要匆匆扫一眼邮件,看到第一句就能知道这封邮件大致的内容。此外,大家还可以直接将邮件重点列举为条例,帮阅读者挑选出最精华最需要阅读的重要部分。这样能够大大减少邮件中繁冗的内容,却又同时保证要素完整。如此一来,对方收到邮件之后,就能很明确的知道应该采取哪些行动,应该回答哪些问题,需要做些什么样的准备,这才能真正节省对方的时间。

  补充资料也用条列式

  我们的商务邮件中,总有一些在正式沟通之后,还需要再继续补充的资料和细节。生活君建议大家在这里也采用类似正文的条列式,附在正文后面。这样,对方阅读起来会觉得接着上面的内容,十分贴心;当然如果内容有限或是有一个明显的逻辑思维顺序,也可以不采用条例式。最重要的,依然是给予对方一个清晰明了的重点概述和逻辑思维顺序,不要让对方到处替你找重点。

  节省字数到半屏

  “半屏”是电子阅读的最佳阅读篇幅,不用滚动鼠标便可以阅读完。当然也可以长些或短些,但过长,超过一屏或是要滚动两次鼠标,就极其容易让阅读者失去耐心,从而降低读完的可能性。‍而一般来说,“半屏”的内容差不多为20行文字,所以建议大家如果能够将一封邮件的内容浓缩到20行以内为最好。大家可以通过精简形容词、使用主动句、使用简洁动词这样的方式来达到节省字数,却又不影响内容表达的效果。

  别忘了表示感谢

  “书面礼仪”是商务邮件极其重要的一个要素,除了在邮件中使用尊称和敬语,在邮件的最后,也要向阅读者表示感谢。很多小伙伴或许因为不熟悉,还有太过拘泥于固定的信件书写模版,会在最后加上“此致”之类的字样,其实不妨换一种方式,在邮件末尾写上“感谢你阅读这封邮件”或是“祝愿你读完这封邮件时有美好的一天”之类的句式,也不失为一种可行的方式。

  以上就是生活君今天带来的,在书写商务邮件时,需要注意的一些小细节,希望能够顺利帮助到一些身在职场的小伙伴。那么,大家还有任何想要了解的职场内容吗?快来留言告诉生活君吧!

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